Google+


5-05-2012, 17:15   Раздел: Новости   » Электронный архив в ОМК Комментариев: 0  

Электронный архив в ОМК

Электронный архив в ОМК

Электронный архив в ОМКВ настоящее время в российском бизнесе набирает популярность решение по централизации учетных функций – так называемые общие центры обслуживания (ОЦО). Успешно функционируют «ТНК-BP «Бизнессервис», Объединенный центр обслуживания «Гринфин» группы компаний «СУЭК» и другие. В Объединенной металлургической компании (ОМК) на базе ООО «ОМК-Аудит» создан общий центр обслуживания по ведению бухгалтерского и налогового учета

С 2010 года на базе ООО «ОМК-Аудит» корпорацией ЭЛАР реализуется проект по созданию распределенного интегрированного корпоративного электронного хранилища договорной и первичной бухгалтерской документации с одновременным изменением бизнес-процесса обработки бухгалтерских документов – системы электронного архива. В качестве основной платформы была выбрана система ЭЛАР Саперион, уже активно используемая в аналогичных проектах для компаний ОАО «СУЭК» и ТНК-BP.

Отныне документы обрабатываются в электронном (оцифрованном) виде в централизованных точках приема – службах работы с заказчиком («единое окно» учетного центра). Когда документ поступает в службу работы с заказчиком, выполняются его штрихкодирование (документы, распечатанные из учетных систем, уже имеют штрихкоды), предварительная регистрация – внесение информации о сотруднике, ответственном за данный документ, считывание штрихкода с помощью ручного сканера для автоматического определения даты поступления. Для каждого документа сотрудниками службы работы с заказчиком заполняется карточка с основными атрибутами. Далее цифровой образ документа передается по электронным каналам непосредственно сотруднику учетного центра, который и осуществляет операции в системе на основании электронных копий первичных документов. Это означает, что напрямую из учетной системы можно просмотреть отсканированные первичные документы – основания для операции. Также сканируются и помещаются в электронный архив договорные документы, а юридическим службам предоставлен доступ в систему.

Внедрение системы в ООО «ОМК-АУДИТ» комментирует руководитель электронного архива Павел Комов.

– Расскажите об уже реализованных этапах внедрения и эксплуатации системы электронного архива?

– Проект «Электронный архив ОМК» нельзя разделить просто на этапы. Мы постепенно охватываем все новые юридические лица холдинга, не забывая о развитии решения и его совершенствовании. В настоящее время организовано девять участков ввода документов, каждый производительностью от 20 до 4000 документов в день. Но количество документов не является для нас главным показателем. Количественные характеристики – это данность, а вот ключевые характеристики получаемого информационного ресурса уже целиком и полностью зависят от качества труда сотрудников службы «единого окна» и качества решения, включающего ПО и ТС, от работы службы поддержки.

– Какие подразделения и сколько сотрудников компании уже подключено к электронному архиву?


– Всего сейчас у нас более 250 пользователей. Кроме сотрудников ОМК-Аудит, которые оказывают услуги бухгалтерского учета, системой пользуется также персонал компаний, которые эти услуги получают. Наши контрагенты, аудиторы, работники госорганов также используют систему электронного архива ОМК.

– Как повлияла система на повседневный труд специалистов бухгалтерских и финансовых служб?

– Со столов бухгалтеров исчезло ранее казавшееся привычным огромное количество бумаг. На смену многолетней привычке использования бумаги пришли возможности получения копии документа без похода в архив и поиска документа через учетную систему. В этом и состоит основная разница для рядового бухгалтера транзакционного центра при ведении учета с электронным архивом и без него. Для бухгалтеров, которые составляют отчетность, делают подборки документов по запросам, система значительно упростила работу. На этапе подборки документов это связано с тем, что документ из электронного архива привязан к учетной системе. Такая привязка открывает большие возможности по контролю над качеством информационного ресурса: позволяет отслеживать наличие оригиналов документов, сроки и полноту обработки, организовать дополнительную точку контроля налоговых рисков.

– Как развивается в компании направление электронного обмена документами и счетами-фактурами с контрагентами?

– Выбранная нами платформа обладает широкими дополнительными возможностями и готовыми интеграциями. И сейчас мы рассматриваем вопрос унификации процессов обработки бумажных и электронных документов, а также задачу перехода на обмен электронными счетами-фактурами. Ведь ОМК прежде всего промышленная компания, и она обладает большим внутренним производственным документооборотом. Поэтому переход на обмен электронными документами для нас актуален не только вовне, но и внутри компании.

Журнал Энергополис №4(56) апрель 2012



Также смотрите: 
  • Актуальные вопросы электронной отчетности
  • Финансовые директора оценят облака




  • Другие статьи и новости по теме:
    Вам понравился материал? Поблагодарить легко!
    Будем весьма признательны, если поделитесь этой статьей в социальных сетях:

    Обнаружили ошибку или мёртвую ссылку?
    Выделите проблемный фрагмент мышкой и нажмите CTRL+ENTER.
    В появившемся окне опишите проблему и отправьте уведомление Администрации ресурса.
      Оставлено комментариев: 0
    Распечатать
    Информация
    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.





    Наши партнёры
    Мы Вконтакте
    Популярные новости за нелелю
    Спонсоры проекта
    «    Август 2017    »
    ПнВтСрЧтПтСбВс
     123456
    78910111213
    14151617181920
    21222324252627
    28293031